Registro digital obligatorio de la jornada laboral: claves del nuevo reglamento

El Gobierno ha dado un paso decisivo hacia la digitalización del control horario. Tras el intento fallido de aprobar la Ley de reducción de jornada, el pasado 30 de septiembre se acordó tramitar por vía de urgencia un nuevo reglamento que refuerza el registro y control de la jornada laboral.

Aunque el texto definitivo aún no ha sido aprobado, el anteproyecto de Real Decreto-ley ya está en marcha y se prevé su entrada en vigor a comienzos de 2026.

Evolución normativa del registro horario

Hasta el año 2019, el registro de jornada no era obligatorio salvo en dos supuestos: para los trabajadores a tiempo parcial y para el control de horas extraordinarias en contratos a jornada completa.

Todo cambió con el Real Decreto-ley 8/2019, que impuso la obligación general de registrar la jornada laboral en todas las empresas, sin distinción de tamaño o sector.

No obstante, la norma dejó libertad sobre los medios para hacerlo, lo que derivó en la adopción de métodos dispares y poco fiables: desde hojas de cálculo hasta fichas manuales sin trazabilidad.

El nuevo registro digital obligatorio

El nuevo reglamento busca homogeneizar y reforzar este sistema. Su principal novedad es la implantación obligatoria de herramientas digitales que garanticen la autenticidad, trazabilidad y acceso en tiempo real a los datos.

Cada trabajador podrá consultar su registro horario de forma remota, y este será igualmente accesible para los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo.

• El objetivo es que el registro funcione como un instrumento efectivo de control del tiempo de trabajo, descanso y desconexión digital, aplicable tanto a personal presencial como remoto, así como a contratas y subcontratas.

Además, se refuerza la obligación de conservar los registros durante al menos cuatro años, manteniéndolos permanentemente disponibles para su revisión.

Sistemas digitales válidos

Entre las soluciones tecnológicas que cumplirían con los requisitos de autenticidad y trazabilidad, se encuentran:

• Software de registro horario accesible desde ordenador o dispositivo móvil.
• Aplicaciones con geolocalización, útiles para empleados en movilidad o teletrabajo.
• Sistemas biométricos (huella o reconocimiento facial), siempre que cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Tarjetas o llaves electrónicas vinculadas al perfil de cada empleado.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento del registro horario continúa considerándose infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado.

Aunque el Gobierno no prevé modificar de inmediato este régimen sancionador, no se descarta una reforma futura del Estatuto de los Trabajadores que incremente las sanciones.

Dado que las multas pueden imponerse por cada trabajador, el impacto económico de un incumplimiento masivo puede ser considerable.

Por ello, asegurar el cumplimiento normativo no solo es una obligación legal, sino también una estrategia preventiva clave frente a riesgos laborales y sanciones acumulativas.

Comparativa: del RDL 8/2019 al nuevo reglamento 2025

ASPECTOS	RDL 8/2019	NUEVA RDL 2025
Soporte para el registro	Papel, Excel, apps	Registro digital obligatorio con garantías de autenticidad y trazabilidad
Supervisión	Flexible	Control directo de la Inspección de Trabajo
Conservación de registros	4 años	4 años
Sanciones	LISOS: hasta 7.500€ por infracción grave	LISOS: hasta 7.500€ por infracción grave (puede haber reforma más adelante)

La nueva regulación representa un cambio estructural en la gestión del tiempo de trabajo. Las empresas deberán adaptarse a un modelo digital único y verificable, que refuerza la transparencia y el control laboral.

Desde Hidalgo Abogados y Asesores, recomendamos a las empresas anticiparse a la aprobación definitiva del reglamento, evaluando desde ya las soluciones digitales más adecuadas para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones.