Los errores más habituales en contratos mercantiles entre empresas

En las relaciones entre empresas, el contrato no es solo “un papel” o documento de trámite: es el manual o guía de funcionamiento de la relación, y habitualmente, el origen, o la solución, de las posibles controversias que surjan. Cuando está mal planteado o incompleto, los problemas suelen aparecer en el peor momento: cuando hay retrasos, incumplimientos, cambios de necesidades o desacuerdos sobre lo que realmente se pactó.

La práctica contractual entre empresas y particulares se rige principalmente por lo que, en el argot jurídico, se denomina la autonomía de la voluntad de las partes. Ello significa que, en cada relación contractual, las partes son libres de regular aquellas cuestiones que consideren relevantes para ordenar el desarrollo futuro de la misma, así como los efectos y consecuencias que derivarán para cada situación que particularmente hayan considerado.

La regla general es que las partes pueden regular el contenido del contrato como les parezca, no hay un contenido mínimo imperativo, y en lo que no regulen, se aplicará la normativa propia de cada tipo de contrato o relación contractual, la jurisprudencia recaída en idénticos supuestos, o en su caso, por analogía, la solución adoptada para supuestos similares.

No obstante, hay que tener en cuenta que cada relación es un mundo, y no es posible anticipar todo lo que acontecerá en el futuro de la misma. Es decir, no es posible que el contrato regule todos y cada uno de los aspectos y circunstancias, por lo que dichos pactos han de limitarse a lo esencial y a lo que particularmente concurra en la concreta relación. Finalmente, también es preciso recordar que los contratos obligan no solo a lo que las partes han pactado expresamente, sino todo aquello que sea conforme a la buena fe, el uso o la ley (CC art.1258).

¿Qué cláusulas suelen generar más problemas?

En la práctica, los conflictos suelen concentrarse en cláusulas que definen qué se entrega, cómo se mide el cumplimiento y qué pasa si algo sale mal. Algo que suele ser un foco de conflicto muy habitual es determinar el alcance de lo comprometido, es decir, si me comprometí a un resultado concreto, o por el contrario, a desplegar toda la diligencia necesaria en la consecución de un fin, pero sin garantizar un determinado resultado.

En primer lugar, generan problemas las cláusulas de alcance del servicio o del suministro (qué incluye y qué no incluye), especialmente en proyectos complejos o tecnológicos: si no se describen con precisión objetiva, niveles de servicio, tiempos de respuesta, seguridad, garantías de funcionamiento y continuidad, cada parte acaba interpretando el contrato a su favor. Es por ello que conviene fijar garantías sobre funcionamiento, idoneidad de la solución, calidad del servicio, tiempos de respuesta, seguridad de los datos, etc., porque son focos típicos de disputa cuando el servicio no cumple expectativas o cuando finaliza la relación. 

En segundo lugar, suelen dar conflictos las cláusulas de responsabilidad y remedios (penalizaciones, resolución, asunción de consecuencias del incumplimiento). Es relevante concretar plazos y objetivos, y enlazar el incumplimiento con consecuencias claras (por ejemplo, cláusulas penales y/o resolución) para evitar discusiones sobre si hubo incumplimiento y qué efectos produce. 

En tercer lugar, las cláusulas de propiedad intelectual y uso de los desarrollos, así como las de

confidencialidad, suelen ser problemáticas cuando no se delimitan derechos, titularidades y garantías de continuidad de uso al terminar el contrato, especialmente si el proveedor desarrolla aplicaciones o realiza configuraciones relevantes para el cliente. 

Por último, los pactos de exclusividad, no competencia, precios o restricciones comerciales pueden generar problemas no solo entre las partes, sino también por su compatibilidad con la normativa de competencia, pudiendo derivar en la nulidad del contrato o de cláusulas concretas, además de riesgos sancionadores. 

¿Qué riesgos existen cuando los acuerdos no están bien definidos?

El riesgo principal es que la relación funcione “mientras todo va bien”, pero que, ante el primer conflicto, no exista un criterio objetivo para determinar quién incumplió y qué corresponde hacer.

Un riesgo típico es que el acuerdo se considere de duración indefinida (por ejemplo, cuando se trata de una relación continuada no formalizada o mal documentada), lo que traslada el problema a cómo terminarla: aunque pueda denunciarse unilateralmente, aparece la discusión sobre qué preaviso es razonable y si existen daños indemnizables, con un margen de incertidumbre que suele convertirse en conflicto. En este sentido, se ha admitido que, siendo la relación de duración indefinida, puede resolverse unilateralmente con preaviso, sin que quepa abuso en esa resolución.

Otro riesgo frecuente es la “zona gris” del alcance: tareas no previstas, cambios no gestionados, o expectativas no alineadas sobre calidades y plazos. Si no se pactan objetivos y forma de control aumenta la probabilidad de desacuerdo sobre si lo entregado es o no conforme. 

¿Qué importancia tiene revisar los contratos periódicamente?

La revisión periódica reduce el riesgo de que el contrato “se quede atrás” respecto de la realidad del negocio. Esto es especialmente importante en relaciones tecnológicas y de servicios continuados, donde cambian necesidades, herramientas, niveles de servicio y riesgos (por ejemplo, seguridad de datos u obsolescencia), y donde conviene mantener actualizado el inventario de sistemas, la asignación de responsabilidades y el destino de equipos y software en caso de resolución. 

También es clave en contratos de colaboración (distribución, agencia “asimilada” en la práctica, etc.) para detectar a tiempo cláusulas con potencial impacto en competencia (por ejemplo, no competencia excesiva o restricciones comerciales) y para ajustar la salida (preavisos, liquidación, devoluciones, información y cierre). 

¿Qué recomendaciones ayudan a prevenir litigios?

Las medidas más eficaces suelen ser de “higiene contractual” y de gestión, tienen un denominador común, que es evitar ambigüedades. Para ello, algunas recomendaciones pueden ser:

• Definir el alcance de forma verificable y objetiva, es decir, que no dependa de la opinión personal de las partes: describir entregables, plazos, objetivos y cómo se mide el cumplimiento.

• Incluir mecanismos de control y gobernanza: comités de seguimiento, validaciones periódicas y procedimientos de aceptación. La participación activa del cliente y el control del proyecto son puntos críticos para evitar disputas por falta de alineación. 

• Asegurar la continuidad y la salida ordenada: Prever obsolescencia y modernización, medidas ante solución inadecuada (incluida “vuelta atrás”), inventario previo y destino de equipos y recursos al resolverse el contrato.

• Blindar la confidencialidad y la propiedad intelectual: concretar qué información es confidencial y qué ocurre con desarrollos, licencias y su uso tras la terminación, garantizando continuidad de uso cuando sea necesario para la actividad del cliente. 

• Revisar cláusulas sensibles: analizar exclusividad, no competencia y restricciones comerciales para evitar nulidades y riesgos en materia de competencia. 

• Formalizar y documentar relaciones continuadas: evitar acuerdos verbales o indefinidos sin reglas de salida; si la relación es estable, pactar expresamente preavisos y un procedimiento de terminación para reducir la discusión sobre el “preaviso razonable” y los daños. 

• Evitar modelos o contratos genéricos, y apostar por contratos adaptados a tu concreta situación o necesidad.

En definitiva, es conveniente que determinadas cuestiones queden claramente reguladas para evitar problemas futuros, o lo que es lo mismo, que sean las propias partes las que acuerden la solución a un posible futuro problema, o las consecuencias que derivarán para el supuesto de que acontezca una determinada situación. Dicho de otro modo, que sean las propias partes las dueñas de la relación y no sea el legislador, el que ordene como ha de regir su relación contractual a futuro, o un juez, quien decida como ha de resolverse un determinado problema.

Y para ello, es obligatorio y esencial un ejercicio de reflexión y anticipación antes de firmar, porque al inicio (o antes) de la relación la cordialidad, el sentido común y la apuesta por el existo futuro de la relación manda, y en ese momento, es más fácil el entendimiento y existen más posibilidades de llegar a un acuerdo sobre cual ha de ser la solución justa. Pero cuando la relación ya ha comenzado y ha empezado a desplegar efectos, cada parte se centra en lo que son sus propios intereses, lo que dificulta el consenso, porque habitualmente en una relación contractual, el beneficio de uno es directamente proporcional al perjuicio del otro, y entonces, la solución se complica.