Todo sobre la tributación de las dietas a trabajadores

Puede ser que, siguiendo algún criterio anterior, sigamos metiendo en nómina importes de dietas y kilometrajes, exentos de cotización y de retención. Sin embargo, no hacerlo correctamente puede tener consecuencias inesperadas, porque ya sabemos que la seguridad social y hacienda no viene en el momento.

Si se cumplen algunos requisitos, las dietas por desplazamiento, alojamiento o manutención que tengamos que pagar a los trabajadores están exentas (hasta ciertos límites) de tributar en el IRPF.

Gastos de desplazamiento

1.- Tienen que ser por motivos laborales: se trata de cubrir gastos de desplazamiento. Para ello:

– El desplazamiento se debe realizar por motivos laborales, es decir, que el trabajador vaya a desempeñar su trabajo fuera de su centro de trabajo habitual.

– Son desplazamientos los trayectos dentro del mismo municipio del centro de trabajo como los trayectos a otros municipios diferentes.

Muy importante, sin embargo, los trayectos que se abonen al trabajador desde su domicilio hasta el centro de trabajo no están exentos de tributar.

2.- Transporte público: si el trabajador utiliza el transporte público, la totalidad del importe que se satisfaga estará exento, pero es muy muy importante contar con el justificante mediante factura o documento equivalente, y conservarlo para una posible inspección.

3.- Si el desplazamiento se realiza en el vehículo privado, propio del trabajador, se considera exenta la cantidad de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siendo necesario poder justificar llegado el caso, la realidad de dicho desplazamiento. Tarjetas de visita, reuniones organizadas, calendario de citas, etc. En este caso, también están exentos los gastos de peaje y aparcamiento que estén justificados, por ello, nuevamente, debe contar con todos los tickets para poder garantizar una correcta justificación en caso de inspección.

Gastos de alojamiento y manutención

También está exento de IRPF las cantidades destinadas a compensar los gastos de alojamiento y manutención en restaurantes, hoteles y demás establecimientos, siempre y cuando

• Los gastos se originen por un desplazamiento real de trabajo, y el desplazamiento ha de ser a un municipio distinto a aquel en el que viva el trabajador.
• Que el desplazamiento y la permanencia del trabajador en un mismo municipio (diferente del habitual de trabajo y del de residencia) no sea superior a 9 meses seguidos.

En cuanto a los gastos de alojamiento, el importe no sujeto a retención será el que se justifique mediante la correspondiente factura, y nuevamente siempre que se pueda justificar la realidad/necesidad del desplazamiento por motivos laborales.

Existen particularidades concretas para los conductores dedicados al transporte de mercancías, en ese caso, no dudes en contactar con nosotros para valorar correctamente la situación.

Y por último tenemos los gastos de manutención, son las cantidades que se abonan para cubrir los gastos de manutención que están exentas en los siguientes importes

Gastos Manutención	España	Extranjero
Con pernocta	53,34 euros	91,35 euros
Sin pernocta	26,67 euros	48,08 euros

No es nada fácil tener esto en la cabeza cuando en tu día a día tienes que gestionar a muchos trabajadores, pero es un tema lo suficientemente importante como para que se haga bien, ya que ante una inspección de hacienda, el no contar con la correcta justificación o no haber establecido correctamente las cantidades exentas y no exentas, puede generar problemas poco valorables hasta que llega el momento, por ello, siempre debes consultar a expertos en la materia y así minimizar los riesgos a futuro.

En Hidalgo Abogados & Asesores estamos para ayudarte.