El error más caro al cerrar una empresa: no planificar fiscalmente (Por Josu Moreno y Kristina Arrizabalaga)

Con independencia de la causa o el motivo que le haya llevado a tomar la decisión de cierre de una empresa, cerrar una empresa sin una adecuada planificación fiscal puede generar costes inesperados, responsabilidades personales e incluso problemas futuros con Hacienda. Por el contrario, un cierre bien planificado puede reducir la carga fiscal y proteger el patrimonio del empresario.

Empresa inactiva, pero con personalidad jurídica

Ahora bien, antes de su liquidación, las sociedades cesan su actividad. Este proceso no tiene apenas trámites y económicamente menos costoso que la disolución de la sociedad. Con el cese se suspende la actividad, sin que la sociedad deje de existir, por lo que aún se mantendrían algunas obligaciones. La sociedad queda inactiva, pero mantiene la personalidad jurídica, con lo cual debe de seguir elaborando la contabilidad según el Código de Comercio y Plan General Contable, debe de seguir legalizando los libros y depositando las cuentas anuales en el Registro Mercantil y se mantiene la obligación de presentar el Impuesto de Sociedades.

Por otro lado, el cierre definitivo de una empresa instrumentada en una sociedad mercantil debe hacerse a través de su disolución y liquidación, lo que llevará a la extinción definitiva de la personalidad jurídica de la sociedad.

Normalmente acordada por la Junta General, constituye el presupuesto para la apertura del período de liquidación. Esta fase tiene por finalidad la realización del activo social, la satisfacción del pasivo y, en su caso, el reparto entre los socios del patrimonio sobrante.

El balance de liquidación final

En este sentido es muy importante tener en cuenta que el balance de liquidación final de la empresa que finalmente habrá de ser presentado en la Notaría correspondiente para la elevación a pública de la escritura de extinción de la sociedad no puede contener créditos ni débitos en su estructura.

Por lo que, la liquidación total de la empresa hay que realizarla con anticipación y planificación siendo el cierre contable el momento crucial. 

Postergar la disolución cuando la empresa está inactiva o con pérdidas sostenidas solo incrementará los gastos de mantenimiento y las posibles sanciones. Por lo que es fundamental realizar un precierre contable meses antes de la disolución efectiva para identificar posibles ajustes, provisiones y deducciones aplicables.

Inventario y situación patrimonial

Realizar un inventario y balance de la situación patrimonial real de la sociedad (activos, pasivos, deudas pendientes, facturas incobrables) es vital para una liquidación ordenada y para identificar oportunidades de ahorro fiscal.

Si la liquidación genera beneficios (por ejemplo, al vender activos por encima de su valor contable), la sociedad puede compensar las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores sin límite temporal, lo que reduce la carga tributaria en el Impuesto de Sociedades.

Durante este proceso además van a generarse una serie de gastos que, como hemos dicho, con la debida anticipación podemos incluir en la contabilidad de la empresa y así reducir los beneficios. Estos gastos que son los que se van a producir durante el proceso de cierre, como son:

• Honorarios de asesores, abogados y notarios involucrados en el proceso.
• Costes registrales (inscripción en el Registro Mercantil) y de publicación de acuerdos.
• Pérdidas por deterioro de activos o existencias, y facturas incobrables que cumplan con los requisitos legales (retraso superior a 6 meses o reclamación judicial/notarial).
• Amortización de bienes de inversión.

Por último, también se ha de planificar la tributación de los socios.

Dependiendo de la casuística, una buena opción para reducir la carga fiscal es el reparto, con anterioridad a la liquidación, de los dividendos.  Con ello, aunque se realice el pago del 19% en concepto de IRPF podemos reducir el activo de la empresa y en consecuencia el impacto fiscal que repercutirá en los socios a la hora de realizar sus declaraciones de renta anuales. 

¿Qué otros gastos tendríamos que tener en cuenta en el proceso de liquidación?

Transmisiones: 1% del valor de los bienes adjudicados

Impuesto sobre sociedades: tributación por beneficios obtenidos, en su caso.

Renta socios: la ganancia patrimonial de los socios al recibir la cuota de liquidación. 

Plusvalía Municipal: Si existen bienes inmuebles, se debe pagar el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana

Cerrar una empresa no es solo tomar la decisión, si esa decisión no va acompañada con una planificación fiscal puede convertirse en un problema innecesario.

Es por ello que contar con un asesor fiscal, contable y abogado especializado en derecho mercantil es fundamental para garantizar se cumpla correctamente tanto la normativa  legal y fiscal, evitando errores costosos y sanciones futuras.