Libros contables obligatorios: guía práctica para empresas

Cumplir rigurosamente con las obligaciones contables no solo es una exigencia legal, sino una garantía de transparencia y seguridad jurídica.

Desde Hidalgo Abogados y Asesores, especializados en el asesoramiento fiscal-contable de empresas, entre otros, ofrecemos esta guía práctica para 2025 sobre los libros contables obligatorios que deben llevar las sociedades mercantiles en España.

¿Qué libros contables son obligatorios para una empresa?

Conforme al artículo 25 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su negocio. Esta obligación se traduce, principalmente, en la llevanza de los siguientes libros:

1. Libro Diario

Registra, día a día y de forma cronológica, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Se admite la anotación conjunta de operaciones por periodos no superiores a un trimestre, siempre que se permita su verificación a partir de otros libros o registros.

2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Debe abrirse con el balance inicial de la empresa y recoger, al menos trimestralmente, los balances de comprobación y, al cierre del ejercicio, el inventario final y las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo cuando proceda).

Ambos libros deben legalizarse anualmente ante el Registro Mercantil correspondiente.

Otros libros obligatorios según la estructura societaria

Además de los libros estrictamente contables, determinadas sociedades deben llevar:

• Libro de Actas: Obligatorio para sociedades mercantiles, donde se documentan las reuniones de la junta general y los acuerdos del consejo de administración.
  
• Libro Registro de Socios: En sociedades limitadas.
  
• Libro Registro de Acciones Nominativas: En sociedades anónimas.
  
• Libros del IVA: En cumplimiento de la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido, deben llevarse libros registro de facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias.

¿Cómo y cuándo deben presentarse estos libros?

Desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, todos los libros obligatorios deben legalizarse de forma telemática y en formato electrónico. La presentación se realiza a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de España.

El plazo de legalización concluye dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril si el cierre es el 31 de diciembre.

Consecuencias del incumplimiento

No legalizar los libros en tiempo y forma puede suponer:

• Sanciones tributarias conforme al artículo 200 de la Ley General Tributaria, con multas de hasta 6.000 euros.
  
• Pérdida de valor probatorio de los libros ante terceros y ante los tribunales.
  
• En casos graves, puede afectar a la calificación de insolvencia culpable en procedimientos concursales.

La contabilidad como escudo legal

Una contabilidad rigurosa y ajustada a derecho no solo cumple una función fiscal, sino que protege a la empresa frente a inspecciones, conflictos societarios y litigios. En Hidalgo Abogados y Asesores te ayudamos a revisar tus procesos contables y a cumplir con todas las exigencias legales.

¿Tienes dudas sobre tus obligaciones contables para 2025? Nuestro equipo de asesores fiscales está a tu disposición para ayudarte a resolver tus dudas.